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线上活动策划的10个重要技巧

2020年10月28日

新冠疫情像是一场久久不退的高烧，让人们不得不接受将常态化的防疫融入到工作与生活中。

基于这一情况，线下转线上几乎成为了2020年最大的流动性趋势。仅以美国为例，疫情以来就有超过200场大型的行业峰会、发布会、技术研讨会被无限期延迟、取消或者转线上进行直播。

深受极客喜爱的出版媒体O’Reilly，原本十分倚重线下会议来传播技术内容，却宣布将再也不举办任何线下宣传活动；原定于5月进行的Facebook开发者大会F8，被迫取消；而Google 4月份的开发者大会也转为了线上直播。

虚拟线上活动：整装待发

在最近几个月中，虚拟活动的举办数量急剧增加，并且我们看到了各种以现代科技方法并以受众为中心的活动成功举行。新冠疫情给活动行业带来的挑战已使虚拟线上活动和线上线下混合活动成为业务必不可少的部分，从而使该行业能够在这个不确定的时间继续运营。作为活动策划者，这种新的工作方式会引起一些不同方向的思考。例如如何策划一个具有指定主题的完全虚拟化活动？如何使虚拟线上活动被更多人浏览？如何确保虚拟活动引人入胜且有趣？什么是虚拟活动成功的条件？在这篇文章中，梅森会展以在海外举办线上活动为例，列出了一些策划小贴士，以帮助你成功地策划一场虚拟活动，无论是现场活动，线上活动还是混合活动。

办好线上活动的10个技巧

1. 了解你的观众

作为活动组织者，在策划任何活动时，对观众的需求和期望有强烈的意识是一个关键。梅森建议你“pitch by not pitching”，意思是你通过活动中的环节设置去传达你的活动目的，而不是使活动成为一个硬性的推销。这为被迫隔离在家中的观众提供一种更为柔和的切入点，使他们更易沉浸在你的活动中。另外必须牢记，线下活动和线上活动最大的区别是，线上活动的观众可以随时登出活动，所以你必须保证活动的设置可以使得与会者全程专注且持续进行互动。
在计划活动之前要问自己的问题包括:你的观众有可能参与线上活动吗?他们的技术知识(包括社交媒体和互联网的使用)有多强?他们会积极回应哪些类型的奖励机制，例如抽奖或折扣码?

这个活动需要多长时间来直叙信息，同时又让与会者全神贯注?

至关重要的是，确保你的线上活动主题与你的目标受众相关!

 

2. 了解你的活动目标

在计划你的整场活动之前，请回答以下问题:谁将出席这次线上活动?他们在连接和参与线上活动时会面临哪些困难或挑战?他们的参与目的是什么?

你将如何从活动中收集数据和反馈意见?

你对这次活动的总体期望是什么?

考虑你的与会者身份、他们可能有什么问题、以及他们想从线上活动中获得什么，这将确保你活动的成功。你要明确知道你想通过主办这个线上活动来达到什么目的，并且你知道如何向你的观众传达这些信息。

3. 选择对的平台

决定为你的线上活动使用哪个平台是活动策划的一部分，它可能看起来像一个充满问题的雷区，因为令人困惑的信息和竞争平台似乎都提供相同的服务。但是请不要惊慌——只需稍加研究就能找到合适的平台。
在你选择哪个平台最适合你的活动之前，有几个问题你应该问问自己。这个平台是免费的吗?如果不是，与之相关的成本是什么?有多少人可以通过这个平台参加?该平台是否具备你所需要的所有特性?

如果事情没有按计划进行，该平台是否在整个活动中提供紧急支持?

你还需要考虑你的活动是实时的还是预先录制的，因为这将影响到哪个平台最适合你的活动。当谈到便捷度和最大程度减少任何技术风险时，预先录制活动是一个不错的选择。 

4. 选择你的形式

选择合适的形式是在策划你的线上活动时要做的最重要的决定之一。你选择的形式将取决于你的活动内容和目标受众。举办线上活动为组织者提供了大量的自由和多样性，比如网络研讨会、商务会议或虚拟之旅。选择正确的形式，通过确保最佳的观众出席数和互动率，是线上活动取得成功的关键因素之一。一个需要记住的有用提示是，线上活动和其他活动一样需要主持人。在为你的活动选择合适的主持人时，有几种方式。你可以雇佣一个专业的演讲者或者你自己的团队成员去充当这个角色。不过请记住，根据活动的形式，你可能需要不止一个主持人。
思考问题:说话者的声音响亮清晰吗?主持人在镜头前舒服吗?主持人能“灵机应变”，回答棘手问题或应对突发事件吗?

主持人是否友好可亲?

主持人对此次活动的主题是否专业和了解透彻?

 

5. 规划你的内容

为了策划线上活动的内容，你可能已经根据活动目标和目标受众选择了合适的平台和形式。在规划你的内容时要记住的是围绕一个有趣的主题来协调你的主题。你会想要通过各种形式的平台，包括电子邮件、博客和社交媒体来宣传主题。最好的主题永远是那些深思熟虑、容易理解和吸引人的。有一个精心计划的脚本也是一个好主意，以保证整个线上活动能够顺利进行。同时，我们建议你做一个有趣和吸引人的PowerPoint演示，使用幻灯片清楚地说明线上活动的要点。梅森建议你在线上活动期间使用与你网站和社交媒体平台上相同的主题色、徽标和其他图形。这将有助于推广你的品牌，并使整个活动对观众有一定的连贯性和清晰架构。
思考问题:我们会使用照片、视频、动画等吗?会有问答环节吗?观众将使用哪种技术形式/平台来访问活动?

小贴士:你的许多与会者可能会通过他们的手机访问线上活动，所以在规划内容时请记得将此列入考虑。

 

6. 选择日期、时间和地点

幸运的是，线上活动不受地理或交通问题的影响。然而，决定举办线上活动的时间和日期是很重要的，因为你希望你的活动对你的目标观众是可便捷访问的。对于有国际观众参加的活动，时差是一个重要的考虑因素。尽管与会者不需要去一个特定的地点，但重要的是要注意你的活动是从哪里播出的——例如，办公室、会议中心或某人的家里。你想要什么样的背景？你的线上与会者将在屏幕上看到什么？你可能考虑预订一个专业的绿屏或虚拟演播室来记录你的活动，因为他们将有摄像机、照明、经验丰富的技术人员和更多场景选择供你使用。
思考问题:活动当天还有其他重大的活动吗?你的目标受众在一天中的什么时间段更有可能参加你的虚拟活动?有来自不同国家和时区的与会者吗?

活动的地点选择是否专业、安静、能满足您将要使用的技术需求?

记住，没有所谓的完美时间段，你总是可以在活动结束后将活动视频上传到你的媒体平台上，以便进一步曝光和观看。 

7. 推广你的活动

有效和高效的营销对任何活动都至关重要，包括线上活动。重要的是要确保你的线上活动已经成功地进行了营销，以确保最佳的观众参与和享受。社交媒体平台对于活动营销至关重要。一篇带有相关信息的博客文章，比如你为什么创建这个线上活动，以及观众通过参加活动将学到什么或体验到什么，是一个很好的起点。你可能还想为你的活动生成一个品牌标签，以鼓励与会者的参与。这将使与会者能够在活动进行期间在自己的社交媒体平台上提问和发布消息，以便活动的二次曝光。你也可以在你的主网站上创建一个登陆页面，这取决于你计划举办的活动类型和活动营销对象。登陆页面是一个很有用的创意机会，因为你可以让与会者注册，让他们更多地了解活动，同时收集他们的资料给他们提供最新的信息。永远不要低估电子邮件的力量。如果你有一个电子邮件订阅名单，这将是一个简单的方式来宣传你的活动。您可以在与会者注册后向他们发送提醒，并在会议结束后通过电子邮件获得与会者的反馈。
小贴士:持续地在线上活动进行过程中推广你的活动!在你的社交媒体平台上发布实时评论和反馈是鼓励观众参与的好方法。 

8. 观众的参与度

观众在线上活动中扮演的角色是大是小都取决于活动目标、选择的平台和选择的形式。引人入胜又清晰易懂的活动往往能让与会者在整个活动过程中进行有效的互动并保持登录状态。全面的活动策划将确保有效的观众参与和互动。
要问自己的问题:是否有让观众参与的机会，例如，问答游戏或现场讨论的聊天框?是否有足够的视觉效果来支持活动中提供的信息，以鼓励观众的响应?如果有问答环节，如果观众反应慢，是否有预先准备好的问题?

 

9. 预演，预演，预演

作为活动组织者，我们最“怕”也是最“希望”听到的话是‘晚上活动会没事的’！在虚拟活动的世界里，事情根本不是这样。为了让你的观众参与并享受你的线上活动，测试和预演是关键。在线上活动开始前，安排对所有设备进行测试是至关重要的，重复地进行声音和灯光检查很有必要，这样你的观众就不会遇到像‘对口型’这样的问题。除了测试所有的技术设备、灯光、声音等，请确保你在线上活动之前至少有一次完整的彩排，你要注意时间的控制，因为通常线上活动比现场活动要短。即使有了以上所有的计划，技术方面仍然可能突然出现问题！如果在线上活动中出现了技术问题，准备一个紧急备案是很有必要的。我们的首要建议是在活动开始前与你的活动制作团队讨论任何可能发生的问题。 

10. 收集观众反馈

要想知道你的线上活动有多成功，最好的方法就是事后问问那些参加了活动的观众！向与会者发送一份简单的调查是一种有效的提问方式，可以跟踪与会者的人数，并了解与会者对会议内容、发言和结果的看法。观众的反馈可以让你了解他们当天的经历，以及他们对你的下一次活动可以改进的意见。你的与会者可能已经在想你的下一个活动是什么，或者你是否有其他的活动即将举行。众包是一种找出与会者接下来会对哪些活动主题感兴趣的方法，它鼓励与会者在未来继续参加你组织的任何活动。首先，发送更多的内容！你的特定活动可能已经结束，但你仍然可以继续在网上分享你其他活动的成功。使用你的社交媒体平台发布和分享现场的事件记录，让其他人观看。创建一个博客或案例研究，详细介绍你的活动的成功，并将其发送给你的所有与会者和任何对该活动感兴趣但未能出席的人。

写在最后

线上活动是一种有效的、创新的和独特的方式，让你的信息在全球范围内传播。尽管一场成功的活动需要适当的计划、聪明的市场营销以及跳出常规的思维方式，但我们希望在梅森会展的帮助下，当你策划下一次线上活动时，这篇指南对你有所帮助，梅森随时为你回答任何问题和提供额外建议。