4月28日,ACC利物浦展览馆(ACC Liverpool)举办了线下商业活动Change Business For Good,共有1000多名代表出席活动。这是继去年3月份全英封锁以来,英国第一次在没有采取Covid-19防护措施的情况下举行的现场商业活动。
此次线下商业活动是英国政府活动研究计划(Events Research Programme,简称“ERP”)的一部分,旨在随着新冠疫情活动限制的逐步放宽,让观众能够安全返回室内场所参加活动。
试点活动将为政府提供中型室内场所的气溶胶传播和接触风险等信息。与会代表们被要求在参会前24小时内进行新冠侧流抗原测试(Lateral flow test),并被鼓励在活动当天和之后的五天内进行核酸检测(PCR)。
英国旅游部长奈及尔·休德森(Nigel Huddleston)兴奋地表示:“这是今年在英国举行的第一场面对面的商业活动,同时也是会展活动行业从新冠疫情中复苏的一个重要里程碑,参与其中的每个人都应该为自己所扮演的角色感到自豪。”
试点活动的进行让人们看到了会展和活动行业复苏的希望。英国政府公布的COVID-19 Response – Spring 2021文件中不仅列出了活动限制放宽的时间线和步骤,还指出了展会和活动的组织者在举办活动前需要进行场所风险评估(COVID-19 Risk Assessment )。
在风险评估中,会展和活动组织者需要:
- 确定哪些情况可能会导致病毒的传播;
- 思考谁可能会面临感染风险;
- 确定人群受到感染的可能性;
- 在风险过大时可以采取行动取消活动,若无法取消则需要控制风险;
- 制定计划以应对活动场所可能爆发的疫情;
- 考虑如何保护高危人群
同时,伦敦市政也出台了一份企业举办线下大型会展活动的自查清单。清单中的问题可以帮助组织方更好地规避感染风险或者转变活动策略。
清单内容:
需要考虑的问题
- 若再次举办以往举办过的活动,应对哪些方面进行调整和改变?
- 活动的目的是什么?在防疫政策限制下,是否可以继续达成此目的?
- 活动是为谁举办的?目前是否有对此类活动的需求?
- 你将如何降低与会者、参与者和工作人员之间密切接触的风险?
- 活动需要现场观众吗?是否可以等表演或者活动结束后再通过电视、网络等播出?
- 能否以小型的、本地化的形式进行现场直播活动,并通过数字媒体向活动受众传播?
- 活动是室内还是室外?人们如何到达活动现场?在保证社交距离的情况下,场地的容量是多少?
- 活动的受众概况及其如何影响你的活动计划。
- 企业是否有可以确保相关防疫政策施行的健康安全官员(Health & Safety Officers)?
- 以适应不断变化的新冠疫情防疫指南,整个活动计划(活动前、活动中以及活动结束后)有多大的灵活性?
关键考虑因素
- 风险评估和方法声明
- 是否进行了风险评估和安全声明(Risk Assessment Method Statements)
- 是否将工作人员、参与者和访客考虑其中?
- 安全活动策划
- 是否具有足够策划活动的时间?
- 应急服务机构Emergency Services(警察、救护车、消防队)是否有能力监督并支持活动的举办?
- 你是否有足够熟练和合法的工作人员(包括承包商和供应商)来安全地策划活动?
- 你是否考虑过取消活动的情况?是否提前准备了取消活动的时间安排框架?
- 医疗卫生
- 有哪些额外的卫生措施是必须采取的?你将如何在整个活动期间保证这些措施的执行?
- 对于超过一天的活动,你是否考虑过在夜间对场所进行深度清洁消毒?
- 是否有足够的个人防护用品(PPE)和医疗设备供应?
- 你有什么计划来隔离现场的疑似新冠疫情患者?后续将如何安顿并确保其他人员的安全?
- 人群管理
- 关注最新的社交距离政策以及做法建议。
- 活动场所是否有单独的入口和出口?
- 你打算如何安排入场和退场的队伍?
- 在需要密切接触的情况下,例如医疗急救或被逐出现场的情况,如何保证社交距离?
- 设施
- 设施的提供和管理(如厕所、衣帽间、休息室、更衣室等)是否考量了防疫政策(卫生、社交距离等)?
- 你是否需要聘请更多的员工来维护设施等?有什么措施来保护他们?
- 餐饮
- 是否已将所有有关提供餐饮服务的新冠疫情风险缓解措施和新协议纳入活动规划中?
- 您是否考虑过改变食物供应方式,例如用餐优惠、使用购物篮、一站式供应,来尽量减少排队?
- 人们将如何购买食物(在食品摊位排队/服务员服务等)?
- 人员培训
在你的活动中,工作人员、志愿者和参与者是否接受过防疫的相应培训,以使他们在尽量减少新冠疫情传播方面发挥作用?
- 前往活动现场
- 参与者是否需要使用公共交通工具才能到达活动现场,他们是否可以选择骑车、步行或自驾?
- 由于疫情期间公共交通的载客量可能会减少,人们使用公共交通工具的意愿也可能受到影响。在你的规划中是否考虑了这些因素?
- 如果人们选择自驾前往,这是否会造成大面积的路段交通拥堵以及停车困难?
- 弱势群体
如果有追踪需求,你能否整理并妥善地保存工作人员和与会者的联系信息?
- 住宿
若工作人员、与会者和访客需要住宿过夜才能参加活动,你是否考虑了当前的旅游和住宿限制?
- 通信
你是否有考虑过活动信息传播和通讯的即时性?对于无法直接联络与会者的无票/公共自由活动,你将如何快速传递有可能更改的活动信息?
- 活动公告说明
确保你提供的任何公共信息链接,包括新冠病毒防疫政策信息,都是最新的。
- 财务
- 如果活动在短时间内被取消,你是否有足够的财务稳定性和现金流来管理沉没成本?
- 观众容量的减少以及运营成本的增加,会使你的活动在资金上可行吗?
- 你与供应商/场地/第三方签订的合同包含了哪些义务?他们的付款情况如何?这对你有关活动防疫安全的决策和时间安排有何影响?
- 保险
你是否了解过新冠疫情对取消保险和其他保险政策的影响?
- 法律
- 你是否了解你在组织活动中的法律责任和义务?
- 稳健的风险评估(Risk Assessment)是一项法律要求。
原清单链接:
https://www.london.gov.uk/coronavirus/re-opening-london-safely/guidance-events-during-covid-19/events-checklist
会展和活动从业者们可以对照这份清单来组织策划展会活动,同时也要留意英国政府网站有关新冠病毒防疫政策以及解封计划步骤的更新信息。
从英国政府为解封后恢复线下会展和活动做的诸多准备可以看出,会展活动行业已经蓄势待发,从业者们可以抱有积极的心态期待行业的复苏。
让我们一起期待更多丰富多姿的会展活动吧!